Je eigen mailbox beheren voelt soms als een klus van uren. In één van mijn vorige blogs heb ik je uitleg gegeven hoe je je eigen mailbox gestructureerd en overzichtelijk kan maken.
Veel mensen werken ook in een gezamenlijke mailbox van de afdeling, waarin je met meerdere mensen tegelijk aan het werk bent. Om je werkdag nog ingewikkelder te maken…
Iedereen heeft zijn eigen manier van werken; rode vlaggetjes, ongelezen mailtjes als herinnering, categorieën met verschillende kleuren, first-in-first-out. Allemaal manier die kunnen helpen om structuur in je mailbox te krijgen. Maar door elkaar heen, creëert het nog meer chaos en weet eigenlijk niemand waar de ander gebleven is. En in het slechtste geval krijgen klanten geen antwoord op hun vragen.
Als dit bij jullie op kantoor het geval is, heb ik 1 tip: Maak werkafspraken! Met álle mensen die toegang tot de mailbox hebben. Duidelijke regels waar iedereen zich aan houdt; ‘Hoe gaan we om met deze mailbox?’.
Ik heb een overzicht van afspraken gemaakt die jullie kunnen aanhouden, die jullie helpen om de gezamenlijke mailbox te beheren. Hoef jij daar niet over na te denken, alleen de afspraken nog te maken.
Afspraak 1. Maak van je mailbox een postvak
(hé zo heet dat ‘toevallig’ ook in de meeste mailprogramma’s)
Veel mensen gebruiken de mailbox als een soort takenlijst. En dat maakt het nu precies zo chaotisch en lastig te beheren. Je hebt namelijk voor je taken ook een aparte takenlijst. Hou deze dus ook alleen als takenlijst en zet er niet nog één naast. Zorg dat je je mailbox ziet als een postvak.
Afspraak 2. Maak 1 iemand verantwoordelijk voor de mailbox
Wanneer je 1 van jullie verantwoordelijk is voor de mailbox, kunnen de anderen bezig zijn met andere werkzaamheden die voor hen belangrijk zijn. Zij hebben daardoor focus op hun taken en de mailboxverantwoordelijke op die van haar of hem.
Naast dat je afspreekt wie er verantwoordelijk is, spreek je ook af wanneer iemand deze verantwoordelijkheid heeft. Dat kunnen verschillende tijdbestekken zijn, afhankelijk van wat jullie zelf willen. Sommige teams werken met een dag-verantwoordelijkheid, sommige teams delen dit in in weken.
Afspraak 3. Plan deze mailbox als een afspraak in je agenda
Net als je eigen mailbox, plan je ook de gezamenlijke mailbox als actie in je agenda. Zo houd je focus op je andere werkzaamheden, en ook weer op de mails die in deze mailbox staan. Ad hoc deze werkzaamheden doen werkt namelijk niet, omdat je op die manier vaak meerdere keren de mails doorleest. En daarna weer moeite hebt om terug te komen in een focusmoment.
Afspraak 4. Alle mails die je leest, werk je direct weg uit het postvak
Je laat mailtjes die je hebt gelezen dus niet staan met een kleurtje, vlaggetje, extra stukje tekst etc. Maar je handelt de gelezen mail gelijk af. Dat betekent niet dat je alles wat in de mail staat ook gelijk hebt gedaan. Soms zet je een taak uit de mail op je takenlijst, maak je een afspraak in je agenda, sla je documenten op de goede plek op of bel je je collega voor wat extra informatie. Daarna archiveer of verwijder je de mail. Je hebt dus 3 opties bij het werken in de mailbox:
- Verwijder
- Archiveer
- Neem actie
Makkelijker en meer focus
Simpele afspraken die iedereen minder frustratie en meer rust gaan opleveren. Het zorgt ervoor dat je makkelijker door de mailbox heen komt, maar ook beter met je eigen werkzaamheden bezig bent.
Lukt het jou nu niet om die afspraken met jouw team te maken? Neem dan contact met mij op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek voor bijvoorbeeld een teamsessie, plan het hier.
