Een vraag die veel mensen bezig houdt. De fysieke werkplek opruimen. Sommige mensen hebben altijd een clean-desk en sommigen vinden het hebben van een zo groot mogelijk bureau fijn; daar kan je lekker veel papieren op kwijt. De afgelopen 2 jaar is hybride werken steeds meer de norm; een werkplek thuis en een werkplek ergens op kantoor. Dat heeft er toe geleid dat we anders met onze werkplek om gaan, we steeds meer digitaal werken en minder met papieren aan het slepen zijn. Alhoewel, dat geldt niet voor iedereen. Ik zie nog steeds dat er veel geprint wordt en al die papieren liggen dan over dat fijne grote bureau heen. Of mensen kopen een grotere ‘werktas’, want dan kunnen ze al hun dossiers mee naar huis nemen.
Maar als je dan helemaal niks meer terug kan vinden, steeds weer onderin je tas moet graaien voor een pen die het doet of je wordt gewoon onrustig van al die spullen om je heen, volg dan de volgende stappen en ervaar meer rust en ruimte op je werkplek….uhm werkplekken.
Hoe zorg je nu dat je werkplek opgeruimd blijft?
Volg het stappenplan voor een opgeruimd bureau
Stap 1 Verzamel al je papieren
En bij verzamel al je papieren, bedoel ik ook ál je papieren. Leg alles wat bij elkaar hoort bij elkaar, projecten, contracten, dossiers, etc. Alles wat oud of niet meer relevant is, gooi je gelijk door de papierversnipperaar. De overige papieren doe je in insteekhoesjes op onderwerp. De papieren waar je actie op moet ondernemen zet je op volgorde van datum in een apart insteekhoesje.
Ga vooral niet extra gaatjes perforeren, dit kost je onnodige tijd. Vervolgens zet je de insteekhoesjes in een tijdschriften houder. Elke keer als je iets nodig hebt, haal je het juiste insteekhoesje uit de tijdschriften houder. Werk je hybride en wil je de papieren meenemen, gebruik dan een archief- of bestandsmap. Daar zitten al verschillende tabbladen in, zodat je op onderwerp kan sorteren.
Stap 2. Pennen en andere bureauaccessoires ontdubbelen.
De meeste mensen hebben op hun werkplek een ladekastje waar ze bureau-artikelen bewaren. Maar ook de werktas is een plek waar veel spullen in verdwijnen. Pennen voeren de lijst aan met grote stip op 1.
Check alle pennen of ze het nog doen of niet. Sommige pennen gebruik je nooit, maar heb je bijvoorbeeld gekregen bij een workshop of als relatiegeschenk. Ga na welke pen je nog wil gebruiken. Verzamel degene die je niet wil houden of het niet meer doen en vindt op bijvoorbeeld https://www.terracycle.com/nl-NL/brigades/schrijfwaren-programma de dichtstbijzijnde plek waar je pennen laten recyclen.
Hetzelfde doe je met andere kleine bureauaccessoires; nietmachines, ontnieters, plakband, post-its, paperclips, etc. Verzamel alles bij elkaar en sorteer uit. Wat gebruik je nog wel, en wat heb je het afgelopen half jaar niet gebruikt. Hetgeen je niet meer gebruikt, kan weg. Kijk op je kantoor of er een plek of bak is waar al deze spullen bij elkaar worden verzameld en dit in één keer gerecycled wordt. Scheelt jou weer tijd.
Alles wat er over is, ruim je op. Gebruik een etui als je je spullen meeneemt of zorg anders dat de artikelen in kleine organize-bakjes in je lade komen.
Stap 3. Maak je werkplek schoon.
Ik eet wel eens achter mijn laptop. En vervolgens zitten er kruimels tussen mijn toetsen van het toetsenbord. Als je stap 1 en 2 hebt doorlopen, kan je je werkplek het beste even schoonmaken; je bureau, je toetsenbord en misschien zelfs wel je beeldscherm. Vergeet ook je muis niet. Daar zitten we toch elke dag met onze vingers aan.
Stap 4. Ruim aan het einde van de werkdag weer op
Om je werkplek opgeruimd te houden, zorg je dat je altijd aan het einde van een werkdag je bureau opruimt. Papieren gaan op hun plek in het bakje, pennen en andere bureauartikelen worden opgeruimd op de plek waar het hoort. Zo heb jij ook elke dag een clean-desk.
Fysieke werkplek opruimen moeilijk?
Ga dan samen met mij je fysieke werkplek opruimen. Ik kan je daarbij helpen. Neem contact met me op zodat we samen kunnen bespreken waar jij tegen aan loopt. Je kan ook direct een intakegesprek plannen. Heb je meer moeite om je mail op orde te houden, lees dan de blog over e-mailmanagement eens.
