E-mailmanagement. Iets wat voor veel mensen waarschijnlijk gewoon de mailbox is. Een taak die je, nadat je van school af kwam er gewoon bij kreeg. Of misschien had je die ook al wel toen je nog op school zat.
Toen ik aan het werk ging had ik niet het idee dat e-mailen zo’n belangrijk onderdeel van mijn functie zou zijn. Ik had het ook nooit gehad als vak op school. Ik leerde wel van alles over marketing, CRM en e-mailmarketing. Maar e-mailmanagement, nee daar hoorde ik niets over.
En tijdens mijn werk raakte ik soms helemaal verstrikt in mijn eigen mailbox. Vlaggetjes, kleurtjes en regels moesten zorgen voor structuur, maar deden dat eigenlijk niet. En zoals zo veel mensen, was ik dan vaak ’s avonds nog even mijn mailbox op de bank aan het openen, om wat dingen weg te werken. Hopelijk dat ik daarmee morgen met een schone lei, of schone mailbox, kon beginnen. Helaas, dat was meestal niet het geval. Want mijn collega’s, managers en andere relaties deden exact hetzelfde. Dus stonden de volgende ochtend weer een heel aantal mailtjes dikgedrukt op mij te wachten.
Dit moet anders, voelde ik. Ik ging op zoek naar een methode die werkt voor mij en niet andersom. Inmiddels heb ik zo’n methode, die voor mij (en inmiddels ook mijn klanten) overzicht biedt.
Wat te doen voor goed e-mailmanagement?
Stap 1 voor goed e-mailmanagement is zorgen dat ik momenten op de dag inplan dat ik mijn mailbox als aparte taak oppak. Dus niet de hele dag door achter mijn mailbox zitten en dat zie als mijn werk. In mijn functieprofiel stond namelijk nergens ‘werk alleen uit je mailbox’, wel het beantwoorden van vragen van klanten, samenwerken met collega’s, het maken van verschillende marketinganalyses, etc.
Daarna was het belangrijk dat wanneer ik in mijn mailbox werk, ik de mails niet meerdere keren hoef te lezen. Gelijk weg werken. Belangrijk is dat je dan heel strak werkt vanuit je agenda. Gelukkig iets wat ik altijd heb gedaan. Ook het hebben van één takenlijst gaat je hierbij helpen. Wanneer je je mailbox opent en een mail leest, hebt je verschillende opties:
- Verwijderen
Mails waar je niets mee hoeft of geen bewaarwaarde hebben, kan je ook weggooien. Vaak zijn dit mails als nieuwsbrieven en cc’s. - Archiveren
Sommige mails wil je wel bewaren, omdat dit bewaarwaarde heeft; informatie die je ergens anders niet makkelijk kan vinden. Zorg dat je hier een goede documentenstructuur voor hebt of een mappenstructuur in je mailbox, waar je deze informatie makkelijk kan terug vinden. - Actie ondernemen
De meeste mails die je krijgt hebben waarschijnlijk iets van actie nodig. Je noteert taken, plant acties in je agenda of voert direct de werkzaamheden uit. Je hebt hier een hele makkelijke manier voor wat je wanneer doet. Daarover later meer.
Kortom de methode die mij structuur bracht in mijn mailbox is het volgende:
- Mailmomenten inplannen
- E-mail direct wegwerken volgens verwijderen, archiveren of actie ondernemen.
Klinkt simpel he?
Ik snap dat het niet voor iedereen in de praktijk zo simpel is. Daarom geef ik 1-op-1 coaching hierin. Wil je meer informatie hierover? Kijk dan bij het Element ‘Meer rust en overzicht’.
